26.08.2016

Das kleine 1x1 der Ausstellungsplanung

Der Kosten- und Finanzierungsplan für eine geplante Sonderausstellung in Herne (Foto: Stefanie Aufderhaar)

Kosten und Finanzierung

Fragt man einen Wissenschaftler, zu welchen Themen er schon immer mal eine Ausstellung machen wollte, wird er dir auf Anhieb mindestens 3 Themen nennen können und dazu schon eine entsprechende Exponatliste runterrattern. Wenn man dann mal zusammenrechnet, was eine solche Ausstellung kosten würde, ist die Millionengrenze schneller erreicht als einem lieb ist: Ausstellungsgestaltung, Transport, Werbung, Personal, Reisekosten, Eröffnungsfeier, Aufsicht und Reinigung sind nur einige Kostenpositionen, die zu berücksichtigen sind.

Natürlich kann man auch schon für weniger Geld eine Ausstellung zaubern, aber dies setzt voraus, dass man auf Exponate aus der eigenen Sammlung oder aus der näheren Umgebung zurückgreifen kann, eigene Vitrine verwendet und alle anderen Aufwendungen so niedrig wie möglich hält.

Stefanie Aufderhaar an ihrem Schreibtisch im schönen Münster (Foto: Uwe Dutkiewitz)

Der Anfang einer jeden großen Sonderausstellung ist eine Vorlage für die Politik. Ja, ihr habt richtig gelesen. Beim LWL entscheiden formal die verschiedenen Gremien der Landschaftsversammlung über jede Sonderausstellung über 500.000 €.  Bis zu 5 Jahre im Voraus werden Ausstellungen in den LWL-Museen festgelegt. In der Vorlage wird Inhalt und Zweck der Ausstellung werbewirksam beschrieben und ein Kosten- und Finanzierungsplan beigefügt. Während das Thema eine eher untergeordnete Rolle spielt, wird der Kosten- und Finanzierungplan zu jeder sich bietenden Gelegenheit gezückt, diskutiert und angepasst.

Wie der Name schon sagt, stellt der Plan auf der einen Seite die Kosten der Ausstellung dar und zeigt auf der anderen Seite auf, wie die Ausstellung finanziert wird. Die Grundlage für die Kosten bilden Erfahrungswerte vergangener Ausstellungen oder aktuelle Preisrecherchen. Dieser Teil des Plans ist also noch relativ leicht zu erstellen, sofern man an alles denkt. Dass neben den o.g. Positionen auch die Entsorgung der  Ausstellungselemente finanziell einzuplanen ist, sollte ja wohl selbstverständlich sein, oder? ;)

Blick in die LWL-Landschaftsversammlung, die zwei bis drei Mal jährlich im Plenarsaal des LWL-Landeshauses tagt (Foto: LWL/Tronquet)

Hat man alle Kosten zusammen, stellt man sich der Mammutaufgabe, realistische Finanzierungmöglichkeiten zu finden. Am besten sollte die Ausstellung dem LWL so wenig wie möglich kosten. Klar, jeder Besucher trägt durch seinen Eintritt und Shopeinkäufe zu einem Teil der Einnahmen bei, doch wenn man nicht gleichzeitig die Mona Lisa, die Maske des Tutanchamun, Ötzi und die britischen Kronjuwelen zeigt, ist es sehr schwierig, alleine durch Besuchereinnahmen die Kosten zu decken.

Daher muss man frühzeitig auf die Suche nach Drittmittelgebern gehen. Beim LWL haben wir das sehr große Glück, dass dieser eine eigene Kulturstiftung hat, die fast jede Ausstellung teilweise fördert. Daneben gibt es eine sehr bunte Stiftungslandschaft in Deutschland. Hier gibt’s nur zwei Haken: 1. Archäologie gehört nicht unbedingt zu den Lieblingsprojekten. 2. Dank der nicht vorhandenen Zinsen, geht den Stiftungen auch das Geld aus. Also muss man oft weitersuchen und z.B. bei lokalen Firmen um Drittmittel werben. Dank der Kulturpaten des Museums ist eine Finanzierung teilweise immer gesichert. Wenn man darüber hinaus noch Geld braucht, kann man nur darauf hoffen, dass man irgendwo in der Ausstellung oder bei anderen Museumsbudgets Kosten einsparen kann oder weitere Sponsoren findet.

"Wir danken unseren Förderern und Sponsoren." (Foto: Marcus Coesfeld)

Wie ihr seht, stochert man bei der Kosten- und Finanzierungsplanung die meiste Zeit ungewiss im Nebel rum, weil man bis zum letzten Moment nicht weiß, ob der Kostenrahmen wirklich eingehalten werden kann, Drittmittel eingehen werden oder der geplante Besucheransturm tatsächlich eintritt.

Daher mein Appell: Macht fleißig Werbung, besucht das Museum und drückt uns die Daumen! :-)

Stefanie Aufderhaar

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