Die gesamte LWL-Archäologie arbeitet mit einem einheitlichen Datenbanksystem, dem Programm Adiuvabit. Ziel ist dabei, alle archäologischen Objekte der LWL-Archäologie zu erfassen und ihren Werdegang seit der Bergung nachvollziehbar zu gestalten. Dabei können die an der Bergung beteiligten Grabungstechniker und Archäologen den genauen Fundort sowie ihre Ergebnisse zu einem Fund eintragen, die Restauratoren ihre Maßnahmen zur Erhaltung des Objekts beschreiben und restauratorische Bedingungen zur Lagerung festlegen. Im Anschluss daran wird das Stück in den Zentralen Diensten in Münster-Coerde erfasst und sortiert, um einen schnellen Zugriff bei Forschungs- und Leihanfragen zu gewährleisten. Von dem Zentralmagazin kann ein Objekt, das für die Archäologie von Westfalen von herausragender Bedeutung ist, an das Museum übergeben und dort der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden. Somit ist durch das Programm Adiuvabit eine lückenlose Aufarbeitung eines archäologischen Fundes von der Auffindung bis zur musealen Präsentation möglich. In einem Museum sind andere Fragen wichtig als auf Ausgrabungen. Deshalb war ein eigenes Museumsmodul für Adiuvabit erforderlich, das erfasst, in welcher Vitrine ein Stück liegt, an welche Sonderausstellungen und Museen es ausgeliehen war und in welchem Zusammenhang es in der Dauerausstellung präsentiert ist. Auch besondere Maßnahmen, wie eine Ausleihsperre aufgrund restauratorischer Bedenken, können hier hinterlegt werden.
Das Archäologiemuseum in Herne wurde jedoch eingerichtet, bevor die LWL-Archäologie mit dem Programm Adiuvabit arbeitete, so dass wir die Geschichte der hier gezeigten Objekte nachträglich eintragen müssen.
Seit der Eröffnung des Museums arbeiten wir ständig daran, das vorhandene, analoge Inventar zu vervollständigen. Dabei suchen wir Antworten auf folgende Fragen: Wie viele Objekte sind im Museum? Welche Funktion haben sie? Aus welchem Material bestehen sie? Von welchem Fundort und aus welchem Kontext stammen sie? In welchen Aufsätzen oder Publikationen sind sie thematisiert? Zu diesen allgemeinen Informationen benötigen wir auch die genauen Maße, also Länge, Breite, Höhe und Gewicht, sowie Fotos der Objekte.
Alle diese Angaben sind wichtig, da wir häufig Fragen von interessierten Besuchern zu vertiefenden Informationen bekommen. Doch auch Wissenschaftler erkundigen sich bei uns, ob ein bestimmtes Objekt in unserem Museum liegt oder wir Funde von einem bestimmten Fundort präsentieren. Außerdem fragen andere Museen an, ob wir Stücke zu bestimmten Themen haben, die wir ausleihen können.
Um diese Fragen zügig und möglichst genau beantworten zu können, ist eine Auflistung der Museumsobjekte nötig. Bisher arbeiteten wir im Museum mit einem Inventar auf Papier, das sich in vielen Ordnern in den Regalen befindet. Meine Aufgabe ist es nun, dieses vorhandene Inventar in eine digitale Datenbank zu überführen und gleichzeitig die fehlenden Informationen zu ergänzen.
Wie funktioniert das aber genau?